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Word表格技巧

时间:2011-08-14 22:36来自:网络作者:秩名点击:
妙招1:像Excel一样玩选择录入。 如果表格中的某个项目只有几个重复的选项,比如人事表格中的性别一栏,只有男或女的选择,这里就可以将这两项数值制作成下拉列表的形式,输入时只要点击选择就可以了,免去重复输入的麻项,并且不易出错。

妙招1:像Excel一样玩选择录入。

如果表格中的某个项目只有几个重复的选项,比如人事表格中的性别一栏,只有“男”或“女”的选择,这里就可以将这两项数值制作成下拉列表的形式,输入时只要点击选择就可以了,免去重复输入的麻项,并且不易出错。

在Excel中,我们一般通过“数据→有效性”菜单命令来实现,效果如图1所示。而在Word中,我们则可以通过下面的方法来实现类似效果。

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(图1)

第一步:根据实际情况设计好表格,并输入相关数据。

第二步:执行“视图→工具栏→窗体”菜单命令调出窗体工具栏。点击“性别”下面的单元格,然后单击窗体工具栏上的“下拉型窗体域”按钮,这时单元格中将出现一个灰色块,这就是窗体域了(见图2)。

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(图2)

第三步:双击单元格中的窗体域调出“下拉型窗体域选项”窗口,在“下拉项”中输入“男”,再点击“添加”按钮将其加入右侧的项目列表中,接着输入“女”,也添加到项目列表中。选中“启用下拉列表”项,最后点击“确定”返回(见图3)。

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(图3)

小提示:

默认情况下,下拉列表总是显示第一项,所以我们最好将第一项设置为空格,这样在你没有作出选择时,单元格中不会出现文字。另外,下拉列表中的项目数是可 以随意添加的,比如这个员工简表中的“学历”,就可以有“初中”、“高中”、“大专”、“大本”等等多个项目。通过右侧的上下箭头按钮,可以调整下拉列表 的项目顺序。

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